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Projekt Office Migration 2003 – 2010

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Man sollte denken, die Migration auf Office 2010 sei ein veraltetes Thema. Dem ist aber nicht so. Viele Firmen nutzen immer noch Office 2003 oder noch ältere Software. Da der Support für Office 2003 am 08. April 2014 endete ist es mehr als dringlich auf eine neuere Version von Office umzusteigen. Hier spielt nicht nur der Sicherheitsaspekt eine große Rolle. Auch der Wettbewerbsnachteil darf nicht unter den Tisch gekehrt werden. Da immer mehr Firmen die Migration erfolgreich durchgeführt haben, gibt es dementsprechend auch viele Kompatibilitätsprobleme. Seit Office 2007 wird das Format *.docx” für bspw. Word genutzt. Die Formatierungen, die das neue Format beherbergt, können aber von Office 2003 teilweise nicht oder nicht richtig dargestellt werden. Hier ist das Kompatibilitätspack von Microsoft zwar ein zeitlicher Aufschub, aber kein Wundermittel. Kommen wir nun aber zum eigentlichen Projekt.

Bei der Migration von Office 2003 zu Office 2010 ist meiner Meinung nach das Konzept und die Planung wichtiger, als die anschließende Durchführung. Warum? Z.B. weil Office das meist genutzt Programm ist. Ob Termine, Schriften oder Präsentation, alles wird mit Office erstellt und organisiert. Fällt die Software aus können die Mitarbeiter nicht mehr produktiv arbeiten. Daher ist es hier ganz besonders wichtig, dass von Vornherein ein sauberes Konzept steht und spart im Nachhinein viel Zeit, Stress und Turnschuhadministration.

Wie fängt man also am Besten mit dem Konzept und der Planung an? Ich persönlich versuche so früh wie möglich anzufangen, indem ich meine Gedanken und Ideen bei der täglichen Arbeit in einem Dokument festhalte. Ob es nur ein Stichwort ist oder mehrere Sätze, ist dabei völlig egal. Der Fachbegriff dafür lautet, meine ich, Brain-Storming. Fängt also an euch ab und zu mit dem Thema zu beschäftigen. Alle Ideen, die dabei aufkommen, notiert ihr.

Irgendwann ist dann der Punkt erreicht, wo es an die richtige Planung geht. Hier ist es wichtig sich nicht auf einen Teil zu fixieren, sondern die Scheuklappen abzunehmen und alle möglichen Szenarien zu berücksichtigen. Es bringt nämlich nichts, wenn wir die Automatisierung schlecht hin entwickelt, schlussendlich aber zu wenig Lizenzen haben. Also brauchen wir ein großes Spektrum.

Starten wir nun mit der Aufzählung der zu beachtenden Themen:

  • Client- und Server-Ressourcen
  • Lizenzen
  • Softwarekompatibilität
  • Sicherheit
  • Updates
  • Gruppenrichtlinien
  • Vorlagen und Makros
  • Office-Produkt
  • Installation
  • Benutzer informieren
  • Schulung
  • Zeitplan

 

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