“Ein bisschen Spaß muss sein …” Projekt Excel Dateien konvertieren

Projekt Signature Deployment

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Und weiter geht es! Ein Projekt, dass sich aus der Notwendigkeit heraus ergeben hat – Signatur-Deployment.

Viele von Euch werden jetzt wohl denken: “Hä, Signatur-Deployment… Wofür soll denn das gut sein?!”. Und da werfe ich nun einfach mal ein paar Stichworte in den virtuellen Raum: Compliance, Corporate Identity und Wartung. Und das sind nur die, die mir gerade einfallen.

Wie kam es zu dem Projekt? Im Prinzip gibt es drei Gruppen von Unternehmen.

Die “One-Way-Signaturen“: Viele Unternehmen verwalten die Outlook Signaturen gar nicht. Die Signatur pflegt der Admin zusammen mit dem Benutzer ein und dann war es das.

Die “Seid doch so lieb und pflegt Eure Signaturen“: Besser sind da schon einige Unternehmen, die bei Änderungen per Mail bitten, die Signatur nach eine Vorlage anzupassen. Das ist grundsätzlich voll in Ordnung und wird auch oft praktiziert, aber sind wir mal ehrlich! Hier ein Absatz zu viel, da die falsche Farbe und wieder Andere machen es einfach gar nicht. CI sieht anders aus! =)

Und die “Automatisierer“: Hier gibt es sicherlich viele Möglichkeiten. Individuell angefertigte Software-Produkte, Verteilen per GPO, irgendwie auch die “Turnschuh-Administratoren” und die “Selbst-Brödler”. Und zum Letzten zähle auch ich mich. Aber warum? Ganz einfach, individuelle Software ist meistens zu teuer, gerade wenn es um solche Nischen-Ideen wie Signatur-Deployment geht. Verteilen per GPO, soll wohl seit dem 2010 Server möglich sein. Habe ich mich, zugegebener Weise, noch nicht mit beschäftigt. Die Turnschuh-Administratoren, sind je nach Client-Anzahl bestimmt auch schnell durch, aber darauf habe ich keine Lust und die meisten Anderen auch nicht. Also bleibt nur noch sich selbst etwas zusammen zu bauen.

Da ich ein Freund von VBA bin, versuche ich die meisten Automatismen mit dieser Script-Sprache zu lösen. Sie ist sehr einfach zu erlernen und wer eine Office Suite hat, darf durchaus mit einem Gewissen Komfort arbeiten. Also machte ich mich auf die Suche nach Code-Schnipseln im Netz und siehe da, so viel gibt es da gar nicht. Naja, eigentlich schon, aber ich möchte ja bei VBA o.ä. bleiben. Daher weitergesucht, bis ich irgendwann ein Schnipselchen für VBA fand. Kurz getestet und für gut befunden.

Doch schnell kam das nächste Problem auf: Wie soll ich die Signatur automatisch verteilen, wenn vorher erstmal der Quellcode in ein Office Dokument muss, oder das Dokument auf die Clients verteilt werden muss, oder die Datei von jedem manuell ausgeführt werden muss. Blöd!

Dann aber die Idee einfach auf VBScript umzuschwenken. Warum? VBScript ist VBA wirklich sehr ähnlich und ganz ohne Office lauffähig. Wunderbar!

Also ging es ran ans Programmieren. Zugegebener Maßen, ich bin kein Programmierer! Aber die ein oder anderen Befehle kenne und verstehe ich und auch das Verständnis Fehler zu finden habe ich. Und ich kommentiere 😛

Bis der erste vollwertige Code stand vergingen ein paar Tage. Es kommt natürlich auch immer dazu, dass ich mich meistens nicht voll auf solche Projekte konzentrieren kann, da ich immer auch die täglichen Doing´s und Wehwehchen abarbeiten und behandeln muss. Ich habe versucht, die Benutzerinformationen aus dem AD zu holen, um so möglichst flexibel agieren zu könnten. Damit das Script nicht bei jedem Start des Rechners läuft, habe ich zusätzlich ein paar Abfragen eingebaut. So wird z.B. beim ersten Start eine Datei erstellt und bei jedem weiteren Start geprüft, ob diese älter als 7 Tage ist. Wenn das der Fall ist, wird das Script ausgeführt. Weiter habe ich ein “/Force”-Paramater eingebunden, damit ich als Administrator das Script schnell testen kann, ohne die o.g. Datei zu löschen oder fälschen.

Naja, irgendwann stand dann der produktive Code, der mir einige Stunden Rennerei ersparen sollte und tatsächlich! Die Signature_Login_Script.vbs auf dem Server abgelegt und im Login-Script ein Verweis auf selbige.

Die Benutzer wurden selbstverständlich vorher informiert und als es dann soweit war, lief es wirklich gut. Der Aufruf funktionierte einwandfrei und nach ca. 5 Sekunden (im Hintergrund) hatten alle Benutzer Ihre neue Signatur. Und das Gute am Script war, dass sich die Datei nicht nur vollständig individuell personalisiert hat, sondern die Signatur direkt aktiviert wurde. Um zusätzlich in diesem Schritt die Schriftart in Outlook zu vereinheitlichen, habe ich in die Datei noch ein Registry-Import eingebunden. So habe ich bspw. die Schriftart- und Größe eingestellt. Da der Registry-Eintrag aber nicht sehr aussagekräftig ist, habe ich die Einstellung in meinem Outlook gesetzt und anschließend den entsprechenden Eintrag exportiert.

Saubere Arbeit, Pascal! =)

Aber Schluss mit den unnötigen Worten. Da ich Euch die lange Suche und Arbeit ersparen will, kommt hier natürlich auch noch der Quellcode. Sicher, es muss noch einiges an Eure Bedürfnisse angepasst werden, aber auch ich bin für Kritik und Verbesserungen immer offen.

Beachtet bitte, dass ich das Script stark anonymisieren musste! Ich hoffe, es ist trotzdem noch leserlich und der Ein oder Andere kann sich damit einige Zeit ersparen.

Update vom 20.02.2015:

Um den Code vor der unkontrollierten Weitergabe oder kommerziellen Wiederverkauf zu schützen, ist dieser ab sofort auf meiner Website erst nach Registrierung einzusehen.

Quellcode zum Projekt

Die Prüfsumme der VBS Datei ist c6c938d63aa1e686dd55f36b88bcf428

Die Prüfsumme der ZIP Datei ist 01725670125a0f89e3bab48d1d3e92d1

7 comments
  • Piotr W. Nürnberg

    Hi Pascal,
    danke für die rasche Antwort. Du schreibst, eine zusätzliche Software ist teuer. Bei 100 Usern wären das ca. 400,00 Euro. Und du bekommst die Möglichkeit, die Signaturverwaltung an Marketing oder Sales zu delegieren. Die pflegen sich dann selber ihre Banner, Social Media Icons etc. ein. Wie stehst du dazu?
    Grüße,
    PWN

    • Pascal

      Hi Piotr,

      na klar, die Produkte liegen irgendwo zwischen 500 und 1000 Euro. Da hast Du Recht. Das Problem ist mMn nur, dass man das Geld für “nur” eine Signaturverwaltung. Das ist letztendlich “nur” ein Text, der unter den Mails steht, den die Mitarbeiter ja auch “selber” aktualisieren können. Damit meine ich, dass man den Nutzen nicht gut im Verhältnis zum Preis im Management verkaufen kann.

      Auf der anderen Seite bin ich auch kein Freund davon, dass “Rad neu zu erfinden” und greife gerne auf bereits vorhandene Software zurück. Jedoch kam das nächste Problem, dass ich beim selber “Programmieren” sehr viel flexibler bin, als die vorhandenen Software-Produkte. Zum Beispiel bei den Umlauten etc. Diese Features habe ich bei einem externen Produkt meistens nicht so schnell umgesetzt.

      Sorry, ich bin etwas abgeschweift. Um auf Deine eigentliche Frage zurück zu kommen. Die Verwaltung in die jeweiligen oder eine andere Abteilung(en) zu delegieren finde ich durchaus sinnvoll, sofern es diese Abteilungen denn gibt und die Kollegen Zeit dafür haben. Das muss man natürlich auch immer beachten.

      Grundsätzlich finde ich aber, wenn jemand wirklich keine Zeit, das Wissen oder die Zeit sich das Wissen anzueignen hat, sollte man gerne auf die bereits vorhandenen Lösungen zurückgreifen, da diese ja auch weitaus intelligenter arbeiten und mehr Funktionen haben.
      Wer aber schon erste Erfahrungen mit VBS und Spaß an der Arbeit damit hat, sollte auf jeden Fall das selber programmieren nicht außer Acht lassen.

      Viele Grüße aus Hamburg,

      Pascal

      Update:
      Ich sehe gerade, dass CodeTwo selbst ein Signatur-Deployment-Tool vertreibt :-P. Sieht auf dem ersten Blick ganz gut aus. Ich muss jedoch sagen, dass ich das Tool bei meinen damaligen Recherchen nicht im Netz gefunden habe!

  • Piotr W. Nürnberg

    Hi Pascal,

    japp, wir bieten derzeit 3 Lösungen für E-Mail-Signaturen an 🙂
    Mir fällt da noch was ein: Wie verhält sich deine Signatur in Antworten / Weiterleitungen? Erscheint sie direkt unterhalb der letzten Nachricht oder stapeln sich die Dinger übereinander am Ende der Konversation?

    Viele Grüße,
    Piotr

    • Pascal

      Hi Piotr,

      wie eine originale Signatur, wird die Signatur direkt unterhalb meiner Nachricht angehängt. Man muss ja auch dazu sagen, dass ich mit dem Script letztendlich nichts Anderes mache, als Word zu öffnen, die Signatur schreibe, Word wieder schließe und dann die Signatur festlege.

      Viele Grüße,
      Pascal

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